Die Mitarbeiterzahl entspricht der Zahl der Jahresarbeitseinheiten (JAE), d. h. der Zahl der Personen, die in dem betroffenen Unternehmen oder auf Rechnung dieses Unternehmens während des gesamten Berichtsjahres einer Vollzeitbeschäftigung nachgegangen sind. Für die Arbeit von Personen, die nicht das ganze Jahr gearbeitet haben oder die im Rahmen einer Teilzeitregelung tätig waren, und für Saisonarbeit wird der jeweilige Bruchteil an JAE gezählt. In die Mitarbeiterzahl gehen ein:

1. Lohn- und Gehaltsempfänger;
2. für das Unternehmen tätige Personen, die in einem Unterordnungsverhältnis zu diesem stehen und nach nationalem Recht Arbeitnehmern gleichgestellt sind;
3. mitarbeitende Eigentümer;
4. Teilhaber, die eine regelmäßige Tätigkeit in dem Unternehmen ausüben und finanzielle Vorteile aus dem Unternehmen ziehen.

Auszubildende oder in der beruflichen Ausbildung stehende Personen, die einen Lehr- bzw. Berufsausbildungsvertrag haben, sind in der Mitarbeiterzahl nicht berücksichtigt. Die Dauer des Mutterschafts- bzw. Elternurlaubs wird nicht mitgerechnet.

(Art. 5 Anhang I zur Empfehlung der Kommission zur Definition von KMU  )

Der Begriff „Freelancer“ ist kein rechtlicher Fachbegriff und daher für die Einordnung nicht entscheidend. Maßgeblich ist vielmehr die konkrete vertragliche und tatsächliche Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses. Personen in einem freien Dienstverhältnis können arbeitnehmerähnlich sein – etwa wenn ein Unterordnungsverhältnis besteht oder eine wirtschaftliche Abhängigkeit vorliegt. In solchen Fällen sind sie den Dienstnehmern zuzurechnen (z. B. als Lohn- und Gehaltsempfänger oder vergleichbar Eingegliederte).

Demgegenüber gibt es freie Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmer, die nicht arbeitnehmerähnlich sind, etwa weil sie auf Honorarbasis tätig sind, mehrere Auftraggeber haben und kein Unterordnungsverhältnis besteht; diese sind grundsätzlich nicht mitzuzählen.

Entscheidend ist daher stets eine Einzelfallprüfung anhand von Kriterien wie wirtschaftliche Abhängigkeit, überwiegende Tätigkeit für einen Auftraggeber oder faktische Eingliederung in die Organisation des Unternehmens.

Die Angaben für die Berechnung der Mitarbeiterzahl und für den Jahresumsatz bzw. die Jahresbilanz beziehen sich auf den letzten Rechnungsabschluss und werden auf Jahresbasis berechnet. Sie werden vom Stichtag des Rechnungsabschlusses an berücksichtigt. Die Höhe des herangezogenen Umsatzes wird abzüglich der Umsatzsteuer und sonstiger indirekter Steuern oder Abgaben berechnet.

Falls ein Unternehmen die Mitarbeiterzahl oder die finanziellen Obergrenzen im Verlauf des Berichtsjahres überschreitet oder unterschreitet, ändert dies nichts an seiner Lage. Eine Überschreitung der Schwellenwerte für mittlere oder große Unternehmen bzw. deren Unterschreitung wird erst dann wirksam, wenn diese jeweils über zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre andauert.

Bei einem neu gegründeten Unternehmen, das noch keinen Jahresabschluss vorlegen kann, werden die entsprechenden Daten im Laufe des Geschäftsjahres nach Treu und Glauben geschätzt (Art. 4 Abs. 3 Anhang I zur Empfehlung der Kommission zur Definition von KMU  )